文 史霄明
北京岳成律師事務所勞動人事部律師
導讀：
規章制度是各個用人單位根據自己的經營特點、經營模式等實際情況制定的一系列工作流程和員工應當遵守的行為規范的總和，是用人單位行使用工自主權的體現。規章制度對于用人單位來說有著舉足輕重的作用。那么，用人單位如何才能制定合法有效的規章制度呢？
一、保障規章制度效力的實體性要素
（一）內容應具有合法性
《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋（一）》第19條規定：用人單位通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。從這一條可以看出，若用人單位想在發生爭議的時候讓規章制度成為維護其權益的工具，內容不能違反國家法律、行政法規及政策規定是其中一個很重要的前提。
（二）內容應具有合理性
保障規章制度效力的實體性要素之二是內容的合理性，主要體現在以下兩個方面：
1、管理范圍切忌過廣
合理性的關鍵是權衡用人單位用工自主權與勞動者權益保護二者之間的關系。用工自主權管理的范疇，應當與勞動者的勞動過程有關，如休息休假、勞動紀律、勞動安全衛生等或者是和用人單位生產經營密切相關的事宜。如果用人單位管理的范圍過廣，超出了用工自主權的范疇，則制度的合理性就可能會出現問題。比如，一家公司的規章制度規定上下班不許打黑車，員工打黑車一旦被發現即視為嚴重違紀。有一個員工上班打黑車被公司發現，該公司就以嚴重違紀為由與其解除了勞動合同，最終被認定為違法解除，理由就是制度欠缺合理性。
2、處理方式務必得當
衡量制度是不是合理，還要注意員工的行為所造成的后果與其所受處罰是不是相匹配。比如，規定員工遲到一次或曠工一天即視為嚴重違紀，就與其解除勞動合同，這種規定就過于嚴苛，合理性就會存疑。
（三）內容應具有可操作性
保障規章制度效力的第三個實體性要素是制度的內容要具有可操作性，這主要體現在以下兩個方面：
1、語言表述應明確、具體
規章制度的語言表述不看辭藻是否華麗，而是看有沒有可操作性，在執行的過程中會不會產生歧義。比如規章制度中很常見的，給單位造成輕微損失的口頭警告、給單位造成一般損失的書面警告、給單位造成嚴重損失的解除勞動合同。這些表述中的輕微損失、一般損失、嚴重損失表述含糊，執行起來就無法準確區分三者之間的界限。但如果單位明確規定，3000元以下的是輕微損失，3000元以上5000元的一般損失，5000元以上重大損失，執行起來就會特別簡單。
2、借鑒、引用法條不可斷章取義
在制定、修改員工手冊條款的時候，借鑒法律條文是不可避免的。在實際操作的過程中，有些HR會根據自己對法條的理解進行刪減、增加，有些刪減或增加會對單位造成不利的影響。比如《勞動合同法》第三十七條規定，勞動者提前三十日以書面形式通知用人單位，可以解除勞動合同。勞動者在試用期內提前三日通知用人單位，可以解除勞動合同。有的單位在制度中規定：公司或員工提前30天以書面形式通知對方的，可解除勞動合同。若員工有39條規定的情形，按照《勞動合同法》的規定是不需要提前通知的，但是用人單位規定一律需要提前30天通知，就需要履行自己設定的程序，在法律沒有規定提前30天通知的情況下，依然要按照制度執行，這其實是大大加重了用人單位的責任。因此，用人單位在借鑒法條的時候一定要注意，不能給自己設置陷阱。
3、制度、合同內容切莫相互沖突
出現制度和合同不一致的情況應該如何處理？《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋（二）》第十六條規定，用人單位制定的內部規章制度與集體合同或者勞動合同約定的內容不一致，勞動者請求優先適用合同約定的，人民法院應予支持。為什么勞動合同具有優先適用的地位？道理很簡單，勞動合同屬于勞資雙方就雙方權利義務內容所作的特別約定，更能體現員工的真實意思表示，是一對一的關系。這一本質特征是規章制度所不具備的。所以HR應及時檢查規章制度與勞動合同的相關內容，對二者存在沖突的內容進行調整。
二、保障規章制度效力的程序性要素
《勞動合同法》第四條規定：用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。因此，合法有效的規章制度在程序上必須滿足兩個要求，一是要有民主協商程序，一是要有公示告知程序。
（一）民主協商程序
從《勞動合同法》第四條可以歸納出幾個關鍵點：一、不是所有的規章制度都需要經過民主程序，需要民主程序的制度僅限于直接涉及勞動者切身利益的內容，比如考勤休假制度、績效考核制度、獎懲制度等；二、民主協商程序需要兩個環節，分別為經職工代表大會或者全體職工討論和工會或者職工代表平等協商確定。常見的民主協商的方式主要有征求工會意見、開會、征集意見等。
（二）公示告知程序
規章制度通過民主協商程序，確定了最終版本后肯定要讓員工知曉，否則，若員工不知道用人單位的規章制度有什么規定，其就無法選擇自己的行為。所以規章制度一定要告知員工，一定要有公示告知的程序。那么，如何告知呢？實務中比較常見的方法有簽收、開會學習、考試等。
綜上所述，用人單位若要制定合法有效的規章制度，除了內容上需要合法、合理、具有可操作性之外，還需要在程序上要滿足民主程序與公示程序。用人單位絕對要避免幾個領導坐在一起商量之后制定的一些規定就說是制度，就要讓員工遵照執行，如果這樣的話，一旦發生爭議，用人單位的處理決定，很有可能就是缺少制度支撐的，是沒有根基的，當然也就很難得到仲裁員或法官的支持，敗訴的風險就會大大增加。用人單位一定要不定期審查規章制度，不斷查漏補缺，不斷完善制度，從而更好地進行人力資源管理。
