員工手冊(cè)實(shí)用有效？必須民主、合法、公示
文＼趙薇薇
北京岳成律師事務(wù)所上海分所律師
在勞動(dòng)仲裁或勞動(dòng)爭(zhēng)議訴訟案件中，勞動(dòng)者與用人單位關(guān)于解除勞動(dòng)合同是否合法，用人單位是否需要支付賠償金的爭(zhēng)議，是所占比重較大的類(lèi)型。用人單位依據(jù)“員工手冊(cè)”與員工解除了勞動(dòng)合同，“員工手冊(cè)”是否合法有效，是否為員工所知悉，對(duì)員工是否具有約束力，成為爭(zhēng)議的焦點(diǎn)。
那么，為了建立和諧的勞資關(guān)系，避免糾紛，減少爭(zhēng)議，制定一份合法、合規(guī)、實(shí)用、具有法律效力的“員工手冊(cè)”，對(duì)用人單位來(lái)說(shuō)，尤為重要。
首先，明確“員工手冊(cè)”制定的主體與規(guī)范的客體。
《勞動(dòng)法》第四條規(guī)定：用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善規(guī)章制度，保障勞動(dòng)者享有勞動(dòng)權(quán)利和履行勞動(dòng)義務(wù)。《勞動(dòng)合同法》第四條也做了相同規(guī)定。因此,“員工手冊(cè)”制定主體應(yīng)當(dāng)是《勞動(dòng)法》、《勞動(dòng)合同法》意義上 的用人單位，而不能是用人單位所屬的勞動(dòng)人事或者其他行使管理職能的機(jī)構(gòu)或部門(mén)。
“員工手冊(cè)”約束的是全體員工，既包括基層員工、普通勞動(dòng)者，也包括領(lǐng)導(dǎo)層、高管層，不應(yīng)有不受約束的崗位或個(gè)人。
其次，制定“員工手冊(cè)”要遵循三原則。
《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問(wèn)題的解釋 ( 一 )》第十九規(guī)定：用人單位根據(jù)《勞動(dòng)法》 第四條之規(guī)定，通過(guò)民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國(guó)家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動(dòng)者公示的，可以作為人民法院審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)。此條規(guī)定指出了“員工手冊(cè)”制定的三原則：
1、“員工手冊(cè)”制定的程序要合法，即通過(guò)民主程序制定。
《勞動(dòng)合同法》第四條規(guī)定：用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全 衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見(jiàn)，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。在規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定實(shí)施過(guò)程中，工會(huì)或者職工認(rèn)為不適當(dāng)?shù)模袡?quán)向用人單位提出，通過(guò)協(xié)商予以修改完善。
因此，經(jīng)過(guò)民主、公開(kāi)、公平的程序制定的“員工手冊(cè)”才合法。沒(méi)有建立工會(huì)的用人單位，要通過(guò)召開(kāi)職工代表大會(huì)或者全體職工大會(huì)的方式，將相關(guān)內(nèi)容交由職工討論、完善后通過(guò)，并做出會(huì)議記錄，出席的人員也要簽名，嚴(yán)格履行民主的制定程序。
2、“員工手冊(cè)”的內(nèi)容要合法。
不能違反法律、法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定當(dāng)然是常識(shí)，符合企業(yè)自身工作性質(zhì)與工作條件也是必須，但同時(shí)還要符合公序良俗，企業(yè)文化必定要有人文關(guān)懷的光輝才更讓人認(rèn)同，有悖常理、不近人情或者過(guò)于嚴(yán)苛的制度內(nèi)容，不僅無(wú)效，一旦涉及仲裁或訴訟，因其違法性，極易引起仲裁員或法官對(duì)用人單位的反感。
另外，“員工手冊(cè)”的內(nèi)容既要細(xì)致、全面，也要明確、嚴(yán)謹(jǐn)，比如對(duì)員工的行為處罰必須采用列舉式，遲到多久、幾次對(duì)應(yīng)什么樣的處罰，累計(jì)幾次可升級(jí)到上一級(jí)處罰；避免使用情節(jié)嚴(yán)重、惡劣影響等模糊用詞。畢竟可操作性是對(duì)“員工手冊(cè)”內(nèi)容的基本要求之一。
3、“員工手冊(cè)”要向員工公示。
最有效的公示方式，是在員工入職時(shí)即進(jìn)行培訓(xùn)，將“員工手冊(cè)”交員工閱讀、研習(xí)，之后簽字確認(rèn)知悉、認(rèn)可并愿意遵守，以此作為勞動(dòng)合同的附件。
此外，以電子郵件、微信等發(fā)送給員工，要求員工做出回復(fù)，也是一種向勞動(dòng)者公示的方式。還有的企業(yè)會(huì)采用問(wèn)卷的方式，讓員工學(xué)習(xí)、獲知并同意遵守員工手冊(cè)的內(nèi)容也可。總之，確保每一個(gè)人都知曉，是保證“員工手冊(cè)”具有法律效力的必要條件，讓員工親自簽收，對(duì)用人單位來(lái)說(shuō)，是比較容易的舉證方式，應(yīng)當(dāng)盡量采用。
另外，“員工手冊(cè)”應(yīng)當(dāng)具有保密性。
“員工手冊(cè)”作為用人單位的“最高綱領(lǐng)”，規(guī)定了勞動(dòng)者的權(quán)利與義務(wù)，包含了薪酬福利、考核晉升、財(cái)務(wù) 制度等核心問(wèn)題，應(yīng)屬對(duì)外保密事項(xiàng)，簽收、認(rèn)同了“員工手冊(cè)”的員工，同時(shí)也負(fù)有了保密義務(wù)。
無(wú)規(guī)矩不成方圓，企業(yè)管理必定要遵循一定的章法。“員工手冊(cè)”就可看做是企業(yè)的內(nèi)部“憲法”，既能明示 規(guī)章制度、規(guī)范員工行為，又可彰顯企業(yè)文化、增加企業(yè)凝聚力。一部合法有效具有指導(dǎo)意義的“員工手冊(cè)”，至關(guān)重要。
