文/史霄明
北京岳成律師事務(wù)所勞動人事部律師
規(guī)章制度是各個用人單位根據(jù)自己的經(jīng)營特點(diǎn)、經(jīng)營模式等實(shí)際情況制定的一系列工作流程和員工應(yīng)當(dāng)遵守的行為規(guī)范的總和，是用人單位行使用工自主權(quán)的體現(xiàn)。規(guī)章制度對于用人單位來說有著舉足輕重的作用。那么，用人單位如何才能制定合法有效的規(guī)章制度呢？
一、保障規(guī)章制度效力的實(shí)體性要素
（一）內(nèi)容應(yīng)具有合法性
《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋（一）》第19條規(guī)定：用人單位通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。從這一條可以看出，若用人單位想在發(fā)生爭議的時候讓規(guī)章制度成為維護(hù)其權(quán)益的工具，內(nèi)容不能違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定是其中一個很重要的前提。
（二）內(nèi)容應(yīng)具有合理性
保障規(guī)章制度效力的實(shí)體性要素之二是內(nèi)容的合理性，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：
1、管理范圍切忌過廣
合理性的關(guān)鍵是權(quán)衡用人單位用工自主權(quán)與勞動者權(quán)益保護(hù)二者之間的關(guān)系。用工自主權(quán)管理的范疇，應(yīng)當(dāng)與勞動者的勞動過程有關(guān)，如休息休假、勞動紀(jì)律、勞動安全衛(wèi)生等或者是和用人單位生產(chǎn)經(jīng)營密切相關(guān)的事宜。如果用人單位管理的范圍過廣，超出了用工自主權(quán)的范疇，則制度的合理性就可能會出現(xiàn)問題。比如，一家公司的規(guī)章制度規(guī)定上下班不許打黑車，員工打黑車一旦被發(fā)現(xiàn)即視為嚴(yán)重違紀(jì)。有一個員工上班打黑車被公司發(fā)現(xiàn)，該公司就以嚴(yán)重違紀(jì)為由與其解除了勞動合同，最終被認(rèn)定為違法解除，理由就是制度欠缺合理性。
2、處理方式務(wù)必得當(dāng)
衡量制度是不是合理，還要注意員工的行為所造成的后果與其所受處罰是不是相匹配。比如，規(guī)定員工遲到一次或曠工一天即視為嚴(yán)重違紀(jì)，就與其解除勞動合同，這種規(guī)定就過于嚴(yán)苛，合理性就會存疑。
（三）內(nèi)容應(yīng)具有可操作性
保障規(guī)章制度效力的第三個實(shí)體性要素是制度的內(nèi)容要具有可操作性，這主要體現(xiàn)在以下兩個方面：
1、語言表述應(yīng)明確、具體
規(guī)章制度的語言表述不看辭藻是否華麗，而是看有沒有可操作性，在執(zhí)行的過程中會不會產(chǎn)生歧義。比如規(guī)章制度中很常見的，給單位造成輕微損失的口頭警告、給單位造成一般損失的書面警告、給單位造成嚴(yán)重?fù)p失的解除勞動合同。這些表述中的輕微損失、一般損失、嚴(yán)重?fù)p失表述含糊，執(zhí)行起來就無法準(zhǔn)確區(qū)分三者之間的界限。但如果單位明確規(guī)定，3000元以下的是輕微損失，3000元以上5000元的一般損失，5000元以上重大損失，執(zhí)行起來就會特別簡單。
2、借鑒、引用法條不可斷章取義
在制定、修改員工手冊條款的時候，借鑒法律條文是不可避免的。在實(shí)際操作的過程中，有些HR會根據(jù)自己對法條的理解進(jìn)行刪減、增加，有些刪減或增加會對單位造成不利的影響。比如《勞動合同法》第三十七條規(guī)定，勞動者提前三十日以書面形式通知用人單位，可以解除勞動合同。勞動者在試用期內(nèi)提前三日通知用人單位，可以解除勞動合同。有的單位在制度中規(guī)定：公司或員工提前30天以書面形式通知對方的，可解除勞動合同。若員工有39條規(guī)定的情形，按照《勞動合同法》的規(guī)定是不需要提前通知的，但是用人單位規(guī)定一律需要提前30天通知，就需要履行自己設(shè)定的程序，在法律沒有規(guī)定提前30天通知的情況下，依然要按照制度執(zhí)行，這其實(shí)是大大加重了用人單位的責(zé)任。因此，用人單位在借鑒法條的時候一定要注意，不能給自己設(shè)置陷阱。
3、制度、合同內(nèi)容切莫相互沖突
出現(xiàn)制度和合同不一致的情況應(yīng)該如何處理？《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋（二）》第十六條規(guī)定，用人單位制定的內(nèi)部規(guī)章制度與集體合同或者勞動合同約定的內(nèi)容不一致，勞動者請求優(yōu)先適用合同約定的，人民法院應(yīng)予支持。為什么勞動合同具有優(yōu)先適用的地位？道理很簡單，勞動合同屬于勞資雙方就雙方權(quán)利義務(wù)內(nèi)容所作的特別約定，更能體現(xiàn)員工的真實(shí)意思表示，是一對一的關(guān)系。這一本質(zhì)特征是規(guī)章制度所不具備的。所以HR應(yīng)及時檢查規(guī)章制度與勞動合同的相關(guān)內(nèi)容，對二者存在沖突的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。
二、保障規(guī)章制度效力的程序性要素
《勞動合同法》第四條規(guī)定：用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知勞動者。因此，合法有效的規(guī)章制度在程序上必須滿足兩個要求，一是要有民主協(xié)商程序，一是要有公示告知程序。
（一）民主協(xié)商程序
從《勞動合同法》第四條可以歸納出幾個關(guān)鍵點(diǎn)：一、不是所有的規(guī)章制度都需要經(jīng)過民主程序，需要民主程序的制度僅限于直接涉及勞動者切身利益的內(nèi)容，比如考勤休假制度、績效考核制度、獎懲制度等；二、民主協(xié)商程序需要兩個環(huán)節(jié)，分別為經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論和工會或者職工代表平等協(xié)商確定。常見的民主協(xié)商的方式主要有征求工會意見、開會、征集意見等。
（二）公示告知程序
規(guī)章制度通過民主協(xié)商程序，確定了最終版本后肯定要讓員工知曉，否則，若員工不知道用人單位的規(guī)章制度有什么規(guī)定，其就無法選擇自己的行為。所以規(guī)章制度一定要告知員工，一定要有公示告知的程序。那么，如何告知呢？實(shí)務(wù)中比較常見的方法有簽收、開會學(xué)習(xí)、考試等。
綜上所述，用人單位若要制定合法有效的規(guī)章制度，除了內(nèi)容上需要合法、合理、具有可操作性之外，還需要在程序上要滿足民主程序與公示程序。用人單位絕對要避免幾個領(lǐng)導(dǎo)坐在一起商量之后制定的一些規(guī)定就說是制度，就要讓員工遵照執(zhí)行，如果這樣的話，一旦發(fā)生爭議，用人單位的處理決定，很有可能就是缺少制度支撐的，是沒有根基的，當(dāng)然也就很難得到仲裁員或法官的支持，敗訴的風(fēng)險就會大大增加。用人單位一定要不定期審查規(guī)章制度，不斷查漏補(bǔ)缺，不斷完善制度，從而更好地進(jìn)行人力資源管理。
